RODO w przedszkolu
Przedszkole gromadzi dużo informacji o dzieciach – od kart zgłoszeń, przez opinie poradni psychologiczno-pedagogicznych, po zdjęcia z wydarzeń. Pomogę uporządkować dokumenty i praktykę tak, żeby była zgodna z RODO i przepisami oświatowymi.
Na co zwracam uwagę w przedszkolu
Zdjęcia z uroczystości
Publikacja zdjęć dzieci na stronie i w mediach społecznościowych wymaga zgody rodziców. Zgoda musi być dobrowolna i możliwa do wycofania – a wycofanie trzeba umieć obsłużyć.
Dziennik elektroniczny i aplikacje
Dostawca dziennika lub aplikacji to podmiot przetwarzający. Potrzebna jest umowa powierzenia i ustalenie, kto z personelu ma jakie uprawnienia.
Opinie i orzeczenia
Opinie poradni, orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego i informacje o terapii to dane wrażliwe. Powinny być przechowywane osobno i udostępniane tylko osobom, które ich potrzebują.
Dane o zdrowiu
Informacje o alergiach, lekach i chorobach przewlekłych są potrzebne do bezpiecznej opieki, ale dostęp do nich musi być ograniczony.
Rekrutacja dzieci
W formularzach zgłoszeniowych łatwo zebrać za dużo – np. dane o zarobkach czy pracodawcach rodziców bez uzasadnienia. Sprawdzam, czego naprawdę potrzebujesz.
Standardy ochrony małoletnich
Przedszkole musi mieć standardy ochrony małoletnich i weryfikować personel. Dokumenty z tej weryfikacji też podlegają RODO.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Zgody na publikację wizerunku są zbierane osobno i można je wycofać
- Masz umowę powierzenia z dostawcą dziennika lub aplikacji
- Opinie i orzeczenia są przechowywane z ograniczonym dostępem
- Formularz zgłoszeniowy zawiera tylko potrzebne dane
- Personel wie, jak postąpić przy wycieku danych
- Masz przyjęte standardy ochrony małoletnich
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Prawo oświatowe
- Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich
- Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych – art. 81 (wizerunek)
- Kodeks pracy – art. 22¹ i 22²
Najczęstsze pytania
Czy przedszkole może publikować zdjęcia dzieci?
Tak, jeśli rodzice wyrazili na to zgodę. Zgoda powinna określać, gdzie zdjęcia będą publikowane (np. strona internetowa, Facebook), i musi być możliwa do wycofania w każdej chwili. Zakaz publikacji z nowelizacji ustawy żłobkowej dotyczy żłobków i klubów dziecięcych, a nie przedszkoli.
Czy przedszkole niepubliczne musi mieć IOD?
Przedszkola publiczne muszą wyznaczyć inspektora ochrony danych. W przedszkolach niepublicznych zależy to m.in. od skali przetwarzania danych szczególnych kategorii – oceniam to w trakcie przeglądu.
Jak długo przechowywać dokumentację dziecka po jego odejściu?
Część dokumentacji ma okresy przechowywania określone w przepisach oświatowych i archiwalnych, część ustala przedszkole. Okresy te warto zapisać w rejestrze czynności przetwarzania i konsekwentnie usuwać niepotrzebne dane.
Czy nauczyciel może mieć grupę z rodzicami na WhatsAppie?
Można korzystać z komunikatorów, ale trzeba pamiętać, że numery telefonów rodziców stają się widoczne dla innych uczestników. Bezpieczniej jest korzystać z aplikacji przedszkola lub dziennika, a na komunikatorach nie przesyłać informacji o zdrowiu czy zachowaniu konkretnego dziecka.
Co obejmuje przegląd RODO w przedszkolu?
Analizę dokumentów (klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia), ocenę codziennej praktyki podczas wizyty w placówce oraz raport z listą konkretnych zmian uporządkowaną od najważniejszych.
Marta Kowalczyk
Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2019 roku. W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty i szkolenia oraz obsługiwałam naruszenia ochrony danych osobowych. Pracuję w Gdańsku i Trójmieście.
Więcej o mnie- ✓ Studia podyplomowe: Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Cyberbezpieczeństwo (Akademia Marynarki Wojennej)
- ✓ Audytor wewnętrzny ISO/IEC 27001
- ✓ Kryminologia (UG) i Bezpieczeństwo wewnętrzne (UWM)
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com